Das Klassentreffen richtig organisieren und planen

//Das Klassentreffen richtig organisieren und planen

So organisieren Sie Klassentreffen richtig

Spätestens nach zehn, 15 Jahren schwelgen viele in Erinnerungen an die alte Schulzeit und es kommt der Wunsch nach einen  Klassentreffen auf. Es ist sinnvoll, das die Planung und Organisation des Wiedersehens in die Hände eines kleinen Vorbereitungsteams gelegt wird, denn die Arbeiten im Vorfeld sind nicht zu unterschätzen.

Hier ist eine Checkliste:

12 Monate vorher

Kontaktaufnahme mit der Schule
Lassen Sie sich eine aktuelle Liste mit den bekannten Adressen ihrer Klassenkameraden schicken.

Suchen Sie sich Klassenkameraden als Unterstützer für die Oranganisation und Planung ihres  Klassentreffen.

Arrangieren Sie das erste Vorbereitungstreffen

Koordinierung der Suche nach ehemaligen Klassenkameraden

Festlegung eines Startkapitales

Entscheidung, wann und wo das Klassentreffen stattfinden soll.

Erstellung eines Haushaltsplanes

Schätzung der Teilnehmerzahl

Kostenvoranschlag der Ausgaben

Schätzung der Einnahmen

Neu Monate vorher

Vorbereitung der ersten Ankündigung
mit Kopie an die Schulleitung

Absenderadresse festlegen

Planung eines Mailingtreffes und Versenden der Einladungen

Auswahl eines Unterhaltungsprogrammes

Kosten für Fotografen und Videofilmer festlegen

Planung von Essen und Getränken

Einrichtung eines Kontos

Sechs Monate vorher

Update der Teilnehmerliste

Vorbereitung des Erinnerungsalbums

Planung der Namensschilder

Gestaltung des 2. Mailings

Drei Monate vorher

Update der Teilnehmerliste

Erarbeitung von Geschichten für das Erinnerungsalbum

Erstellung einer Telefonkette

Pressemitteilungen an Lokalzeitungen und Radiosender

Planung der Dekoration

Einen Monat vorher

Aktualisierung der Teilnehmerliste

Versenden der Erinnerung

Fortführung der Telefonkette

Bearbeitung von Anekdoten für das Erinnerungsalbum

Fertigstellung der Namensschilder

Gestaltung eines gedruckten Programmes

14 Tage vor dem Klassentreffen

Überprüfung der Teilnehmerdaten

Bestätigungen von Fotografen, Künstlern, etc. prüfen

Regelungen für besondere Gäste treffen.

Erinnerungsbuch zum Drucker geben

Eine Woche vorher

Endgültige Liste der (bezahlten) Teilnehmer festlegen
und Mitteilung an die Location.

Registrierung für das Klassentreffen vorbereiten.

Krisenplan festlegen, falls ein Kümmerer an dem Klassentreffen ausfällt.

Das Klassentreffen

Denken Sie an die Teilnehmerliste

4 Ideen, die ein Klassentreffen unvergesslich machen

Nach dem Klassentreffen

Vorbereitung des Fotoalbums

Versenden einer Danksagungskarte

Versendung des Fotoalbums

Schließung des Bankkontos nach Zahlung der Rechnungen.

2017-08-10T22:26:54+00:00 Klassentreffen|0 Kommentare

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