Eine Firmenfeier planen und durchführen

//Eine Firmenfeier planen und durchführen

Eine Firmenfeier planen und durchführen

In einem Unternehmen gibt es immer wieder Anlässe für eine Betriebsfeier. Um eine solche Feier erfolgreich durchführen zu können, ist durchdachte Planung das A und O. Wer bei der Organisation strukturiert vorgehen möchte, sollte sich an die folgenden W-Fragen zur Orientierung halten:

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1. Was ist der Anlass für die Betriebsfeier ?

Der Anlass entscheidet maßgeblich über Faktoren wie Ort, Atmosphäre und Dresscode mit. Der Dresscode ist eine bestimmte Kleidungsvorschrift, die auf der Einladungskarte vermerkt sein sollte. Informelle Feiern und Sommerfeste kommen meist ohne Dresscode aus, aber bei einer eleganten Abendveranstaltung in einem exklusiven Restaurant oder Hotel kann eine Kleidervorschrift durchaus angebracht sein.

2. Wann soll die Feier stattfinden ?

Wichtig ist, eine Betriebsfeier je nach Größe mindestens drei bis sechs Monate im Voraus zu planen. So bleibt genügend Zeit für eine gründliche Organisation und die Gäste können ihre Zeit entsprechend einteilen. Die Einladungen sollten auf jeden Fall mindestens acht Wochen vor der Feier verschickt werden, damit die Gäste sich an dem Tag nichts anderes vornehmen.

3. Wie hoch ist das Budget ?

Eine gründliche Kostenaufstellung gleich zu Beginn ist unerlässlich für eine gute Organisation. Die Erstellung eines Excel-Dokuments oder die Verwendung eines speziellen Rechnungsprogramms wie es Lexware anbietet, erleichtert diese Aufgabe sehr. Wer eine spezielle Software verwendet, kann sich hier viel Arbeit sparen. Solche Programme ermöglichen nämlich nicht nur das einfache Erstellen und Organisieren von Rechnungen, sondern bieten auch die Möglichkeit, Artikel und Lieferanten übersichtlich zu verwalten. Zudem lassen sich Vorlagen für Aufträge auf diese Weise schnell erstellen und anpassen. Unternehmen wie Lexware bieten zudem eine Online-Version ihrer Programme an, für die keinerlei Installation notwendig ist.

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4. Wer kann was machen ?

Der nächste Schritt besteht darin, die Aufgaben firmenintern zu verteilen. Auch gilt es, festzustellen, wo eine Dienstleistung von außen notwendig ist.

5. Wer ist eingeladen ?

Es empfiehlt sich, wirklich alle Mitarbeiter zu einer Firmenfeier einzuladen – einschließlich Praktikanten, Reinigungspersonal und Hausmeister. Denn erstens sät es Missgunst und schadet dem Betriebsklima, wenn manche Mitarbeiter von der Feier ausgeschlossen sind. Zweitens trägt auch der kleinste Mitarbeiter zum Erfolg des Unternehmens bei, unabhängig von der Art seiner Anstellung oder seines Dienstvertrags. Drittens ist die Firmenfeier nur dann steuerlich absetzbar, wenn wirklich alle Mitarbeiter eingeladen wurden.

Ob Partner und Kinder der Mitarbeiter eingeladen werden, ist jedoch eine individuelle Entscheidung, die ganz von Größe, Budget und Rahmen der Feier abhängt.

6. Wo soll die Feier stattfinden ?

Die perfekte Location hängt von mehreren Faktoren ab:

✓ Jahreszeit
✓ Anlass der Feier
✓ der zu erwartenden Gäste
✓ die Örtlichkeit kinderfreundlich sein soll
✓ für die Feier
✓ Atmosphäre

Sehr häufig finden Betriebsfeiern in Hotels oder Restaurants statt. Diese haben den Vorteil, eine komplette Infrastruktur mit Catering, sanitären Anlagen, Strom und Heizung zu bieten. Zudem bieten Hotels oft große Säle für Feiern an, die problemlos mehrere hunderte Menschen fassen. Restaurants und Gasthäuser eigenen sich hingegen eher für kleinere Feiern mit maximal hundert Personen.

Welche Form soll das Catering haben ?

Prinzipiell gibt es drei Varianten, das Essen anzubieten, die alle Vor- und Nachteile haben:

Festes Menü: Das festgelegte Menü in mehreren Gängen sorgt für eine elegante und gehobene Atmosphäre. Die Gäste müssen dabei nicht von ihrem Platz aufstehen und alle bekommen ihr Essen zur selben Zeit serviert. Allerdings ist ein Menü eher unflexibel und kann nur schwer auf alle Essensvorlieben und Unverträglichkeiten eingehen.

Buffet: Beim Buffet kann jeder Gast sein eigenes Essen selbstbestimmt zusammenstellen. Egal, ob großer oder kleiner Hunger, hier ist für alle gesorgt. Allerdings bilden sich bei Buffets oft lange Schlangen und die Selbstbedienung vieler Menschen gleichzeitig kann chaotisch ausfallen.

A la Carte: Diese Variante vereint die Vorzüge von Menü und Buffet – die Gäste können selbstbestimmt wählen, bekommen ihr Essen aber frisch an den Tisch serviert. Da die Speisen aber nicht wie bei einer Vorbestellung vorbereitet werden können, kommt es oft zu langen Wartezeiten und sprengt vielleicht sogar die Kapazitäten des Lokals.

Nun gilt es, die entsprechenden Angebote für das Catering, das künstlerische Rahmenprogramm, Dekoration, Technik, und so weiter einzuholen und die Aufträge zu verteilen. Nach sorgfältiger Planung sollte eine unterhaltsame und stimmungsvolle Feier für den gesamten Betrieb gesichert sein.

Bildquellen:

https://pixabay.com @ bridgesward
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2018-08-20T16:19:07+00:00 Betriebsfeier|0 Kommentare

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