In 17 Schritten perfekt geplant!
Checkliste für Ihre Firmen Weihnachtsfeier
Die Aufgabe der Planung der Firmen Weihnachtsfeier ist oft unbeliebt und mit Ängsten der Organisatoren verbunden. Doch Sie sind nicht allein mit dem was Sie fühlen. Trotz zeitlichen Zwängen und Druck möchten Sie, dass alle Ihre Kollegen und Kolleginnen dieses Event genießen können, auch wenn es für Sie eine stressige Tortur ist, dies zu organisieren.
Wenn es ernst wird mit der Event-Planung beachten Sie bitte, dass es nie zu früh ist, sich Gedanken über Weihnachten zu machen. Auch wenn Sie denken, dass es noch viel zu früh ist sich mit Weihnachten zu beschäftigen, berücksichtigen Sie bitte, dass die Organisation der Schlüssel für den reibungslosen Ablauf ist. Sie können sicher sein, dass egal wie weit weg Sie vom 24. Dezember zu sein scheinen, bereits jemand damit begonnen hat seine Firmen Weihnachtsfeier zu planen.
Leider wird diese scheinbar undankbare Aufgabe oft auf Menschen mit geringen Vorkenntnissen für die Organisation von Großveranstaltungen übertragen. Mit diesem Beitrag möchten wir Sie deswegen durch alle notwendigen Schritte führen, um eine perfekte Firmen Weihnachtsfeier aus Sicht eines professionellen Veranstalters zu erstellen. Auf welchem Niveau auch immer Ihre Erfahrungen sind, wir hoffen, dass wir Ihnen etwas helfen, die Möglichkeiten zu erkennen um Ihnen echte Weihnachtskracher für Ihre Party zu finden.
1. Legen Sie das Datum für Ihre Firmem Weihnachtsfeier fest
Weihnachten ist eine sehr hektische Zeit und für viele Menschen die geschäftigste des Jahres. Gerade wenn es um weihnachtliche Anlässe geht, füllen sich die Terminkalender schnell. Das bedeutet, dass Sie ein Datum so früh wie möglich festlegen und bekanntgeben.
Senden Sie möglichen Optionen an alle MitarbeiterInnen, um ein Gefühl für den gewünschten Termin zu bekommen, dadurch erhalten Sie auch eine erste Rückmeldung die über die Anzahl der TeilnehmerInnen. Denken Sie daran, dass Sie es nicht jedem Recht machen können. Eine Lösung bietet hier die „Mehrheitsregel“ bei der Wahl Ihres Datums an. Typischerweise sind donnerstags und freitags die beliebtesten Wochentage für eine Weihnachtsfeier im Betrieb. Je früher der Termin in der Woche liegt, desto günstiger kann das Fest werden – aber erwarten Sie in den darauf folgenden Tagen nicht unbedingt eine Steigerung der Produktivität ihrer Belegschaft.
Einige Unternehmen legen dieses Ereignis sogar in den Januar als positiver Auftakt und Kick Off für das neue Jahr und um ein besseres Preis-Leistungsverhältnis zu bekommen.
Sobald Sie sich entschieden haben sollten Sie eine „Save the Date“ Mail an alle verschicken. In diesem Stadium ist es egal, dass Sie noch nicht alle Details über die Party wissen. Es ist aber wichtiger, dass möglichst viele Menschen zu der Veranstaltung kommen können. Um Ihren Kollegen und Kolleginnen das Leben zu erleichtern, sollten Sie außerdem diätetischen Anforderungen oder Allergien in Bezug auf die Auswahl des Menüs erfragen.
2. Finden Sie heraus, wie hoch das Budget Ihrer Firmen Weihnachtsfeier ist
Die Größe des Budgets hat letztlich einen großen Einfluss auf die Art der Firmen Weihnachtsfeier. Es entscheidet über Essen und Getränke, über die Unterhaltung und Wahl der Eventlocation.
Sie müssen dies so früh wie möglich wissen, damit Sie nicht mit völlig unrealistischen Vorstellungen ihre Planungen beginnen.
Führen Sie Buch über Ihre Ausgaben um diese nachweisen zu können. Die Art und Weise kann von Firma zu Firma unterschiedlich sein und ist abhängig von den Erwartungen der Menschen, mit denen Sie arbeiten. Denken Sie daran, dass die Weihnachtsfeier ein „Dankeschön“ für die MitarbeiterInnen ist, deswegen sollte sie so organisiert werden und nicht, um der Geschäftsführung zu gefallen.
Verplanen Sie nicht das ganze Geld. Unerwartete Kosten können zu jeder Zeit und bei jeder Veranstaltungsgröße auftauche und sollten nicht sofort Ihr gesamtes Budget sprengen.
3. Legen Sie die Art Ihrer Firmen Weihnachtsfeier fest
Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Weihnachtsfeier planen und durchführen können. Dies hängt von vielen Faktoren ab: Der Lage, dem Budget, der Teilnehmerzahl und in welchem Umfang Sie direkt in die Organisation einbezogen werden, sowie dem Management der Veranstaltung.
Sie müssen entscheiden, ob Sie eine Tagesveranstaltung, eine Abendveranstaltung oder beides planen wollen.
Ist Ihr Budget ausreichend, um Ehemänner, Ehefrauen und Partnern einladen zu können? Dies sind die Menschen, die Ihre Leute unterstützen. Deswegen ist es gut, ihnen ebenfalls zu danken, wenn Sie es sich leisten können – aber dies sollte nicht die Qualität der Weihnachtsfeier gefährden. Vielleicht fragen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen, ob diese ihre Partner mitbringen möchten oder nicht.
Firmen Weihnachtsfeier selber organisieren oder bei Profis einkaufen?
Möchten Sie Ihre individuelle Weihnachtsfeier selber organisieren? – Dann fangen Sie vorne an: Die Suche nach einer geeigneten Location oder dem richtigen Ort in Ihrer Firma (wenn Sie den Platz haben). Ihre Organisation müssen Sie mit verschiedenen Anbietern für alle beteiligten Elemente wie Aktivitäten, Themen und Catering zusammenführen.
Finden Sie heraus, was in Ihrer Region verfügbar ist. – Ein Abendessen in einem örtlichen Pub oder Restaurant ist nicht ungewöhnlich für kleinere Unternehmen. In der Regel folgt danach eine Bar-Tour oder der Besuch eines Nacht-Clubs, wo man die Nacht durchtanzen kann. Sie könnten auch alternative Ideen in Ihrer Umgebung miteinander kombinieren: Beispielsweise Abendessen und Getränke, Stadtrundfahrten, Kochkurse, Cocktailmixer-Kurs, Eislaufen, Kegeln oder gemeinsam eine tolle Show im Theater besuchen.
Buchen Sie eine komplette Feier in einer bestimmten Location – Das ist ein Event „von der Stange“, dieses übernimmt gern ein professioneller Eventmanager. Oft werden sie für eine bestimmte Location ein bestimmtes Thema vorlegen, mit dem gleichen Unterhaltungsprogramm und dem gleiche Menü. Dieses Konzept kann somit von vielen unterschiedlichen Vereinen und Unternehmen genutzt werden.
Diese Option ist ideal für Unternehmen, die nicht über die Zeit oder das Budget verfügen, um eine Veranstaltung von Grund auf neu zu organisieren. So können Sie ohne großen Zeitaufwand ein komplettes Veranstaltungspaket für Unternehmen buchen.
Für kleinere Firmen gibt es Partyveranstaltungen, an der unterschiedliche Vereine und Firmen gemeinsam feiern können. Dort können Sie sich einfach mit Ihrer Firma einbuchen. Dies ist ideal für diejenigen, die die Atmosphäre einer größeren Veranstaltung wollen, aber nicht das Budget, Zeit oder genug Gäste, um etwas Maßgeschneidertes zu organisieren. Hier ist es auch möglich neue Kontakte unter den unterschiedlichsten Firmen zu schließen.
Wenn Ihnen diese Ideen nach viel zu viel Aufwand klingt: Nehmen Sie Kontakt mit einer Eventagentur wie CONFETTI auf. Die professionellen Eventplaner werden diese Arbeit für Sie erledigen. Das Einzige, was Sie zu tun haben: Wählen Sie das beste Angebot aus.
4. Die richtige Location für Ihre Firmen Weihnachtsfeier
Je früher Sie den Veranstaltungsort zu buchen, desto besser – wenig überraschend, oder? Denn es ist klar, die besten Locations sind meistens schon im September-Oktober ausgebucht.
Schauen Sie rechtzeitig nach einer geeigneten Location. Überprüfen Sie die Verfügbarkeiten und gleichen Sie diese mit Ihrem Budget ab. Am einfachsten ist dieses heutzutage via Internet. Schreiben Sie die Locations mit den gewünschten Details an und lassen Sie sich ein Angebot erstellen. Das Event-Team vor Ort, wird die Location wirklich gut kennen und durch die Erfahrungen anhand der Vielzahl von Events sicherlich alle Fragen zu Ihrer Zufriedenheit beantworten. Machen Sie sich für das Gespräch eine Liste mit Fragen, die Ihnen am Herzen liegen. Arbeiten Sie diese Punkt für Punkt ab.
Besuchen Sie vorher die Website des Veranstaltungsortes, um an den Fotos und Berichten schon mal auszumachen, ob diese Location Ihren Wünschen entspricht.
Klären Sie mit dem Veranstaltungsteam der Location , was Sie vor Ort an Equipment nutzen können und was Sie beispielsweise mieten müssen, wie Möbel, Unterhaltungselektronik, Personal, Weihnachtsdekoration passend zu einem eventuellen Motto etc….
Falls es notwendig sein sollte, für Ihre evtl. weitangereisten Gäste eine Übernachtung zu organisieren, sollten Sie sich auch hier nicht scheuen auf die Erfahrungswerte des Eventteams zurück zu greifen. Diese sind Ihnen sicherlich behilflich, geeignete Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort oder in der Nähe zu organisieren.
Wenn Sie eine noch nicht bestätigte Gästeliste haben, oder sich Sorgen um „No Shows“, machen, klären Sie die Mindestteilnehmerzahl und eventuelle Kostenminderung mit den Veranstaltern ab. Machen Sie beispielsweise eine Deadline aus, an der Sie die voraussichtliche Teilnehmerzahl angeben.
Überprüfen Sie das Angebot und stellen Sie vor der Vertragsunterzeichnung sicher, dass alles enthalten ist, was Sie benötigen und dass keine versteckten Kosten geben wird.
Scheuen Sie sich auch nicht, beim Preis zu verhandeln. Wenn Sie nicht fragen, dann bekommen Sie auch keinen Nachlass… auch wenn Weihnachten ist eine geschäftige Zeit ist, vielleicht gibt es ja noch einen kleinen Rabatt?
Bestätigen Sie Ihr Angebot rechtzeitig und lassen Sie keine alternativ angefragten Veranstaltungsorte in der Warteschleife. Diese freuen sich natürlich nicht über eine Absage,- dennoch sollte diese freundliche Absage Ihrerseits zum Guten Ton gehören.
Firmen Weihnachtsfeier – Tipps und Ideen für Ihre Planung
5. Firmen Weihnachtsfeier mit einem Motto
Das Thema ist der Herzschlag Ihres Events und sollte als Roter Faden durch die Veranstaltung führen.
Wählen Sie ein Thema um es danach wirklich gründlich zu erforschen. Einige der beliebtesten Ideen sind traditionelle Weihnachten, Vintage, 60er, 70er, 80er, Pantomime, Zirkus, Chicago Jazz, Winterwunderland, Ballsaal, Farben, Wilder Westen, Spionage, Karibik oder lassen Sie sich doch durch einen Kinofilm inspirieren.
Machen Sie eine Liste, und schreiben Sie auf, was Sie mit dem gewählten Thema verbinden. Wenn Sie dies tun, betrachten Sie jede Phase der Veranstaltung. Dies sollten Sie an Highlights wie dem Eingang, der Bar, den Tischen oder dem eventuell einzigartigen Eigenschaften der Veranstaltungshalle festmachen. Genau wie die verschiedenen Party-Phasen von der Ankunft über den Empfang mit Getränken bis hin zum Abendessen. Nicht zu vergessen das geplante Unterhaltungsprogramm. Bedenken Sie bitte auch alle anderen Elemente der Festlichkeiten, die in der Thematisierung enthalten sein können, wie beispielsweise Kleidervorschriften für die Gäste und das Personal, die Musikauswahl, das Zusammenstellen des Menüs etc.
6. Gans oder Truthahn, Currywurst oder Fingerfood?
Das Essen ist ein wichtiger Teil einer Party und lässt sich leicht in das Thema welches Sie ausgewählt haben integrieren. Wenn Sie das Thema Türkei wählen, sollten Sie dieses natürlich auch in einem türkischen Restaurant machen. Auch ein traditionelles deutsches Weihnachtsessen ist schlecht in einem Dim-Sum-Restaurant. Allerdings, wenn Sie denken, dass beispielsweise Marokko ein wichtiges und ansprechendes Thema für Ihre Gruppe ist, und wählen Sie ein dementsprechendes Restaurant, oder engagieren Sie einen marokkanischen Caterer, um so zu kochen wie es das Thema vorgibt. Diese Teams werden mit Sicherheit einen tollen Job machen. Erkundigen Sie sich vorher oder gehen Sie mal zum „Test-Essen“ um sich selber zu überzeugen.
Je nachdem, welche Art von Veranstaltungsort Sie gewählt haben, müssen Sie zwischen In-House-Verpflegung (was wesentlich günstiger ist) oder der Zusammenarbeit mit einem externen Caterer entscheiden. Es hängt ganz davon ab, ob die Location es Ihnen ermöglicht mit externen Unternehmen zusammen zu arbeiten. Und bedenken Sie, wenn Ihr Veranstaltungsort bereits gutes Essen anbietet, ist dies der einfachste und effizienteste Weg, um das Catering zu bewältigen.
Wählen Sie vorher aus, wie Sie Essen möchten. Soll das Essen serviert werden? Möchten Sie zum Beispiel vor dem Abendessen Knabbereien auf den Tischen oder dass Kellner mit Canapés die Runde machen? Möchten Sie lieber ein Buffet oder ein gesetztes Drei-Gänge-Menü mit vollem Silber-Ornat? Oder ist es Ihnen lieber, das es ein Menü wird, bei dem die Gäste vorher selber auswählen?
7. Prost…aber was darfs denn bei der Getränkeauswahl sein?
Wählen Sie das Willkommens-Getränk. Zu den festlichen Winter-Favoriten gehören Glühwein, Sekt und Weihnachts-Cocktails, oder man könnte sogar ein thematisch abgestimmtes Getränk anbieten…
Entscheiden Sie sich vorab, ob Sie eine sogenannte Getränke-Flatrate buchen, oder ob Sie die Getränke nach Verbrauch abrechnen. Vielleicht ist ja auch die Herausgabe von Getränke-Bons eine Alternative? Empfehlenswert ist es auch, sich vorher zu beraten ob und welche Spirituosen ausgeschenkt werden, um ein Böses Erwachen auf der Feier zu vermeiden.
Machen Sie sich auch Gedanken darüber, wie die Getränke an diesem Abend serviert werden! Legen Sie Wert auf einen Kellner-Service für die Gäste, oder sollen sich die Gäste selber etwas an der Bar bestellen? Oder bevorzugen Sie die simple Art, und Sie haben die Getränke auf einem Tisch platziert wo Ihre Kollegen sich selbst bedienen dürfen?
8. The Sound of Music…
Tanzen ist auf der Firmen Weihnachtsfeier ist in der Regel ein Muss und es ist die perfekte Gelegenheit für alle, sich mal wirklich austoben. Aber es hängt natürlich von der Gruppendynamik ab. Helfen Sie ein wenig nach, damit Ihre Party in Schwung kommt. Die Musik ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Party!
Mieten Sie sich einen professionellen DJ, Musiker oder eine spritzige Live-Band und stellen Sie mit denen zusammen eine Weihnachtsplaylist zusammen.
Organisieren Sie eventuell auch ein unabhängiges Sound-System, damit in anderen genutzten Bereichen des Gebäudes auch die musikalische Untermalung gesichert ist.
Damit alles seinen Gang gehen kann, ist es wichtig die Kommunikation, zwischen dem Veranstaltungsort, DJ und Band, sicherzustellen, so dass alles was an Technik erforderlich ist (Bühne, Tanzfläche, Soundsysteme und Beleuchtung)vorhanden sein wird. Alternativ müssen Sie möglicherweise einige Dinge hinzu mieten. Für ein kleineres Event kann natürlich auch dann ein iPod angeschlossen an die hauseigene PA ausreichen. Vielleicht gibt es aber in der Belegschaft einen „Hobby-DJ“ der eine anständige Stereoanlage hat? Diese könnte ausreichen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lautsprecher sind laut genug sein werden.
9. Unterhaltung und Show Acts auf der Firmen Weihnachtsfeier
Das Unterhaltungsprogramm am Abend ist eines der wichtigsten Aspekte! Das Programm kann wirklich helfen, Menschen zusammenzubringen und peinliche Momente und gestelzte Gespräche über die Arbeit zwischen den Kollegen aufzulösen.
Wählen Sie die passende Unterhaltung für Ihre Veranstaltung. Es gibt so vieles an Möglichkeiten. Hier die beliebtesten Ideen wie Live-Interpreten, Comedians, Jongleure, Stunt-Shows, Feuerkünstler. Sie könnten aber auch Spiele wie Casino-Tische, Riesen-Jenga, Airhockey, Billard oder kleine Spielautomaten wählen.
Andere Highlights wie Cocktailmixer-Demonstrationen, Weinproben und Karaoke empfehlen sich in einem separaten Bereich, während ein Close-Up-Zauberer von Tisch zu Tisch geht. Begrüßen Sie doch die Gäste am Eingang mit einem Stelzenläufer und laden Sie für 2 Stunden einen Karikaturisten ein. Und lassen Sie es bei der Party doch noch mal zum Jahresabschluss richtig knallen: Organisieren Sie ein atemberaubendes Feuerwerk !
Kümmern Sie sich früh genug um das Engagement der Künstler. Denn auch diese haben in der Weihnachtszeit einen vollen Terminkalender. Sie wollen sicherstellen, dass Ihre Gäste gut unterhalten werden? Dann sprechen Sie den Ablauf mit den Veranstaltern und den Künstlern noch mal vorher ab.
10. Organisieren Sie ‚Dankeschön‘-Reden und Auszeichnungen
Wenn Sie sich bei der Weihnachtsfeier bei den Mitarbeitern auf eine nette Art bedanken wollen, dann sollten Sie dieses auch gebührend tun. Und zwar gibt es keinen besseren Zeitpunkt als auf einer gemeinsamen Jahresabschlussfeier.
Bitten Sie den Direktor oder Manager eine kurze „Dankeschön“ Rede zu halten und verleihen Sie ein paar Auszeichnungen an alle, die eine Anerkennung in diesem Jahr verdient haben. Bitte beachten Sie, dass jede Rede die auf einer Party gehalten wird kurz sein soll und laut genug sein muss, um gehört zu werden. Auch sollte dieser Zeitpunkt nicht zu spät am Abend gewählt werden. Schön ist es auch, wenn eine solche Rede nicht so steif gehalten wird und ein wenig „lustig“ vorgetragen wird. Es müssen keine Schenkelklopfer sein, aber ein wenig Humor an der richtigen Stelle kann aus dem Direktor oder dem Manager einen „netten Zeitgeist“ machen.
Stellen Sie auch hier sicher, dass ein geeignetes Mikrofon zur Hand ist. Gegebenenfalls muss auch hier das notwendige Equipment angemietet werden.
Notieren Sie sich auf der Checkliste, dass Sie daran denken frühzeitig Auszeichnungen, Pokale und Geschenke zu besorgen. Falls eine Gravur in einem Pokal notwendig ist, planen Sie auch hier genügend Vorlaufzeit ein. Stellen Sie sicher, dass die Geschenke und Auszeichnungen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Bieten Sie gegebenenfalls an, diese nach Abschluss der Veranstaltung mit ins Büro zurückzunehmen, damit niemand nach der Veranstaltung seine Errungenschaft vermisst.
11. Fügen Sie einen Hauch von Glanz und Glamour auf Ihrer Firmen Weihnachtsfeier hinzu
Hier noch mal ein paar kleine Extras für Ihr Weihnachts-Event:
Manchmal machen Kleinigkeiten den großen Unterschied! Mit solchen Kleinigkeiten können Sie sichergehen, dass Ihre Veranstaltung den Gästen lange im Gedächtnis bleibt.
Selbst das „Stille Örtchen“ verdient Ihre Aufmerksamkeit. Die WC-Anlagen können Sie mit frischen Blümchen, Duftkerzen, die einer qualitativ hochwertigen Seife und einem kleinen Körbchen mit Bonbons attraktiv ausstatten. Das hinterlässt Eindruck. Wenn Sie beispielsweise Familien einladen, sind Ihnen die Mütter für einen Wickeltisch mit einem Eimer mehr als dankbar. Denn da sieht man mal wieder; es hat jemand wirklich mitgedacht…
Toppen Sie das Ganze noch, indem Sie einen Fotografen engagieren. Viele Teilnehmer werden ohne Zweifel auf ihr Smartphone zurückgreifen, aber der Einsatz von einem professionellen Fotografen wird Ihnen eine viel bessere Bildqualität und visuelle Erinnerungen an das Ereignis bescheren. Gute Aufnahmen können nach Absprache mit der Belegschaft auch auf dem Unternehmens-Blog, Website und bei den Social Medias eingesetzt werden. Vielleicht sind auch einige Bilder dabei, die für Ihre Marketingmaterialien rund um das Büro interessant sind?
Eine beliebte Tradition sind die obligatorischen Weihnachtstüten. Diese sollten mit echten „Goodies“ (engl. Wort für Leckereien) die Ihre Mitarbeiter wirklich genießen, also nicht nur in sich reinstopfen, gefüllt werden. Hochwertige Schokolade, Marmelade, eine Flasche Wein…lassen Sie sich was einfallen. Ein Highlight zum Veredeln der Köstlichkeiten könnte ein eigenes Weinlabel sein oder personalisierte Schokis mit Firmenlogo.
Vielleicht organisieren Sie noch einen Weihnachtsmann, der die Tüten an die einzelnen Mitarbeiter verteilt. Lustig hier auch, wenn der Weihnachtsmann die Mitarbeiter noch mit passenden Sprüchen aus seinem Buch beglückt. Das empfiehlt sich allerdings nur, wenn die Mitarbeiterzahl überschaubar ist und man sich untereinander besser kennt.
Die Garderobe sollte natürlich nicht vergessen werden. Bekanntlich ist der Dezember ein kalter Monat, es werden große, schwere Jackenund Mäntel getragen. Wenn Sie eine große Anzahl von Gästen erwarten, stellen Sie genügend Personal ab um die Garderobe sicher zu verwalten. Auch hier an die Sicherheit denken und eventuell Garderoben-Marken ausgeben um das Wiederfinden der Jacken /Mäntel zu erleichtern. Und um lange Schlangen am Ein- und Ausgang zu vermeiden…
Wenn Sie generell einen Sicherheitsservice für Ihren Event wünschen, dann stellen Sie sicher, dass Sie freundliches und kompetentes Personal buchen. Solche, die den ganzen Abend hindurch Ihren Gästen das Gefühl vermitteln willkommen zu sein . Auch dieses wird ein Pluspunkt sein um der ganzen Veranstaltung einen noch angenehmeren Touch zu geben.
12. Visualisieren Sie Ihr Weihnachts-Event
Bei der Planung ist es in jedem Fall wichtig, dass Sie sich ein klares Bild vom Eventablauf machen. Erstellen Sie einen zeitlichen Regieplan. Denn so sind Sie auf alle Eventualitäten vorbereitet und können sicher gehen, dass es einen reibungslosen Ablauf gibt.
Nehmen Sie sich auch die Zeit, und gehen Sie jeden einzelnen Programmpunkt der Veranstaltung aus der Sicht des Gastes durch. Dann notieren Sie alle Zeiten, da dies die Grundlage für Ihren Regieplan bilden wird. Falls die Gäste nach der Arbeit zum Event kommen, stellen Sie sicher, dass genügend Zeit für die Anfahrt zur Location eingeplant ist. Nicht, dass die Hälfte der Gäste erst nach dem Buffet auf der Veranstaltung erscheint…
Mieten Sie bei Bedarf einen Bus oder organisieren einen firmeninternen Shuttleservice. Bitten Sie die Mitarbeiter, sich in Listen einzutragen oder vielleicht auch eigenen Fahrgemeinschaften zu bilden. Eine Anfahrtsskizze mit einer Telefonnummer für alle Fälle kann im Übrigen nie schaden. Auch die Nummer vom örtlichen Taxifahrer kann hier Gold wert sein falls es keinen guten Anbindungen an das öffentliche Verkehrsnetz gibt. So garantieren Sie den Gästen eine stressfreie und reibungslose An- und Heimreise.
Bringen Sie außerdem in Erfahrung, wann eventuelle Lieferanten Zugang zum Veranstaltungsort haben und bestätigen Sie diese Zeiten nochmal mit Ihren Ansprechpartnern vor Ort.
13. So laden Sie die Gäste zur Firmen Weihnachtsfeier richtig ein
Wenn Sie sichergehen wollen, dass die eingeladenen Gäste auch wirklich kommen, müssen Sie sie schon mit tollen und interessanten Einladungen auf die Veranstaltung neugierig machen. Denken Sie daran, dass alle wichtigen Details aufgeführt sind (Ort, Datum, Uhrzeit und gegebenenfalls Motto).
Entwerfen Sie ein passendes Design mit einem interessanten Text und überlegen Sie, wie Sie die Einladung am besten versenden? Per eMail? Mit netten Einladungskarten oder aber einem Aushang am schwarzen Brett. Denken Sie auch an die Reinigungsdamen oder den freundlichen Rentner, falls diese kein eigenes Fach oder einen eMail-Account besitzen.
Bitten Sie um Teilnahmebetätigung bis zu einem bestimmten Datum und führen Sie eine Teilnehmerliste. Diese können Sie dann auch am Veranstaltungstag prima nutzen um nachzuhalten, wer nun teilgenommen hat. Falls Sie mit einer Eventagentur zusammenarbeiten, sollte diese bei Bedarf auch an den Eventmanager weitergeleitet werden. Das gleiche gilt für die Menüauswahl oder Besonderheiten bei den Essenswünschen (Halal, vegetarisch, glutenfrei etc. )
14. Erstellen Sie eine Tischordnung
Genau wie bei einer Hochzeit, kann das Planen der Sitzordnung eine recht schwierige Aufgabe. Aber es wird die Mühe wert sein. Stellen Sie sicher dass alle unangenehmen Konfrontationen durch falsche Sitznachbarn vermieden werden, damit die Veranstaltung einen harmonischen Verlauf findet. Arrangieren die Tische so, dass die Gäste genügend Platz an den Tischen haben. Bitten Sie den Veranstalter um Hilfe, dieser kann Ihnen aus seinem Erfahrungsschatz sicherlich den ein oder anderen Vorschlag unterbreiten.
Drucken Sie eine große Kopie des Tischplan aus und stellen oder hängen Sie diesen im Eingangsbereich aus. So finden Ihre MitarbeiterInnen direkt zu dem ihnen angedachten Sitzplatz.
Bestücken Sie die Tische mit Namenskärtchen. Diese können Sie entweder selber ausdrucken oder aber auch passend zu den Menükarten drucken lassen. Wenn Sie ein Motto geplant haben, wäre es sinnig, die Tischkarten auch dementsprechend zu gestalten.
15. To Do List für Sie …die Organisation der Organisation einer Firmen Weihnachtsfeier
Erstellen Sie sich für sich selber eine Ablaufmappe mit allen wichtigen Unterlagen, die Sie zur Hand haben müssen.
Machen Sie sich eine Liste mit Kontaktnamen, Handynummern und E-Mail-Adressen von allen Akteuren, die an dem Ereignis beteiligt sind, einschließlich der verschiedenen Anbieter.
Heften Sie in der Mappe alle Dokumente ab, die Sie bei der Planung der Weihnachtsveranstaltung erstellt bzw. gesammelt haben. Menüvorschläge, oder aber der Regieplan in dem Sie die exakten Zeiten der Programmpunkte eingetragen haben. Suchen Sie sich einen Assistenten oder eine Assistentin, die über den genauen Ablauf des Events Bescheid weiß und der/die Sie im Fall aller Fälle fachgerecht vertreten kann. Es ist auch ratsam, einige Dinge zu delegieren. Vielleicht gibt es ja die Möglichkeit ein kleines Helferteam zu bilden. So kann jeder eine Aufgabe übernehmen um den reibungslosen Ablauf des Abends zu unterstützen.
16. Das Managen der Veranstaltung
Vor der Veranstaltung sollten Sie sich mit allen Beteiligten (Veranstalter, Künstler, Personal…) treffen um alles nochmal komplett durchzugehen. Besprechen Sie in Ruhe noch mal alle Fragen, um irgendwelchen Problemen direkt den Wind aus den Segeln zu nehmen. So können Sie danach entspannt Ihre Veranstaltung genießen. Tauschen Sie bei Bedarf noch einmal die Telefonnummern aus. Auch hier ist eine Liste mit Ansprechpartnern eine gute Hilfe.
Eine freundliche Geste Ihrerseits wäre die Versorgung der Helfer, Künstler und des Personals mit Speisen und Getränken in einem separaten Aufenthaltsraum. Wie heißt es doch so schön? Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft… Eventuell haben Sie sogar noch eine der vorbereiteten Weihnachtstüten für die Künstler oder den Veranstalter in petto?
Und es macht einem wirklich das Leben viel einfacher, wenn man mit glücklichem Personal zusammenarbeiten kann, oder?
17. Bitten Sie um Feedback
Finden Sie heraus, was die Gäste über die Firmenfeier denken. Sammeln Sie auch Verbesserungsvorschläge. So wird es im kommenden Jahr leichter, den Geschmack oder die Wünsche der Kollegen zu treffen. Oder das diesjährige Event zu „verfeinern“
.
Erstellen Sie einen kleinen Fragebogen zu der Veranstaltung und verteilen Sie diese danach unter den Gäste, so dass Sie ein Feedback zu erhalten. Dies könnte auch im Nachhinein per über E-Mail geschehen.
Mit dieser Ideen-Liste möchte Ihnen das CONFETTI-Team helfen, eine erfolgreiche Weihnachtsfeier zu planen.
Nehmen Sie sich genügend Zeit und erstellen Sie Ihre Liste mit den wichtigen Punkten, die es bei der Planung zu bedenken gibt.
Arbeiten Sie die einzelnen Punkte sukzessive ab. Machen Sie einen Haken an die erledigten Dinge. Erstellen Sie sich Deadlines. So haben Sie den Fortschritt Ihrer Veranstaltung immer im Blick und sehen direkt, was es noch zu organisieren gibt.
Sicherlich haben Sie auch noch ganz andere, tolle Vorschläge und Ihre eigenen kreativen Ideen um Ihre Weihnachtsfeier auf die Beine zu stellen. Vielleicht sogar etwas völlig Außergewöhnliches?
Lassen Sie es uns wissen! Das CONFETTI-Team steht neuen Ideen und Anregungen jederzeit offen gegenüber.
Unter den Einsendern der besten Weihnachtsfeier-Ideen 2014 verlost CONFETTI ein attraktives „Überraschungspaket“.
Wir freuen uns über Ihre Ideen: info@confetti.de
In diesem Sinne:
Frohe Weihnachten Feliz Navidad Merry Christmas
Joyeux Noel Buon Natale God Jul Prettige Festdagen
Diese Themen könnten Sie auch interessieren:
Regeln für Ihre Weihnachtsfeier im Betrieb
Hinterlassen Sie einen Kommentar
Sie müssen angemeldet sein um einen Kommentar zu schreiben.